Det finns ett moment 22 i kontorsrenovering för växande bolag: du behöver renovera för att din lokal ska fungera, men du har inte möjlighet att stänga verksamheten under ett halvår medan det händer.

Det är en vanlig situation. Och den är hanterbar, men den kräver planering som börjar långt innan byggstarten.

Varför etappindelning är allt

En renovering i drift är i grunden ett etapperingsproblem. Du kan inte renovera allt på en gång om personalen fortfarande ska arbeta i lokalen. Lösningen är att dela upp lokalen i etapper och renovera en del i taget.

Det kräver att du i förväg designar för etapperingen. Vilka delar av kontoret är minst affärskritiska och kan renoveras först? Var kan temporära arbetsplatser skapas medan en zon renoveras? Hur hanteras ventilation, el och nätverkstillgång under byggtiden? Det är frågor som ska vara besvarade i designfasen, inte under byggtiden.

Temporära lösningar som faktiskt fungerar

En av de viktigaste designfrågorna i en renovering i drift är hur du skapar temporära arbetsplatser som fungerar tillräckligt bra för att inte sänka produktiviteten under byggtiden. Det innebär ofta en omdisponering av delar av lokalen som inte renoveras: skapa en tillfällig samlingsyta, flytta möbler, säkerställa nätverks- och eltillgång. Ibland innebär det att tillfälligt hyra extern kontorsyta.

Det är en kostnad, men den bör vägas mot alternativet: en renovering som drar ut på tid för att man inte planerat etapperingen, eller en lokal som aldrig når rätt designresultat för att budgeten sprack.

Buller och störning under byggfas

Byggarbeten stör. Det är oundvikligt, men det kan minimeras med planering. De mest störande momenten, borrning, slagning och svetsning, bör förläggas till tider med lägst aktivitet: tidiga morgnar, luncher och kvällar. Det kräver att byggentreprenören har ett tydligt avtal om arbetstider.

Damm och dammspridning är ett annat störningsmoment. Temporära dammdukväggar som avgränsar byggzonen från arbetsytan är ett standardkrav i renovering i drift. Vi kommunicerar dessa krav tydligt i upphandlingsunderlaget och säkerställer att byggentreprenören förstår att det är ett projekt med aktiv verksamhet.

Kommunikation med personalen

En renovering i drift kräver genomtänkt intern kommunikation. Personalen behöver veta vad som händer, när det händer och hur det påverkar dem. Ovisshet skapar stress. Tydlighet minskar den. En enkel veckovis uppdatering om renoveringsstatus är ett minimum.

Möjligheten att göra förändringar i etapper

En renovering i etapper innebär också möjligheten att låta designen justeras under processens gång. Om de första etapperna visar att ett materialval inte fungerar som tänkt, eller att flödet behöver justeras, kan det hanteras i nästkommande etapp. Det är en fördel gentemot en total renovering där alla beslut måste fattas och låsas på förhand.

Vi ser det som en del av processen att ha ett avslutningsmöte efter varje etapp för att utvärdera och eventuellt justera inför nästa.

Tidsplan och realistiska förväntningar

Renovering i drift tar längre tid än en renovering i ett tomt utrymme. Det är oundvikligt. Fler hänsyn, fler koordineringsbehov och mer begränsade arbetstider ger en längre total projekttid. Det ska vara inräknat i förväntningarna från start. Att pressa igenom en renovering i drift på rekordtid för att spara hyra på temporär yta är en vanlig fälla som leder till sämre resultat och mer störning.

Vi är tydliga med realistiska tidsplaner och vi föreslår inte etapperingsplaner vi inte tror håller.

Har du ett kontor som behöver renoveras men en verksamhet som inte kan stänga ner?

Fyll i formuläret nedan med ditt namn, din e-postadress och ett meddelande om din situation och din lokal. Vi hör av oss.

Meddelande

Skicka