Öppen kontorsplan är standard i de flesta tillväxtbolag. Det beslutades ungefär i samband med att man beställde de första IKEA-möblerna och aldrig ifrågasatts sedan dess.
Det är ett problem, för att öppen kontorsplan inte fungerar lika bra för alla typer av arbete eller alla typer av team. Det är inte en åsiktsfråga. Det är ett forskningsresultat.
Vad forskning säger om öppen kontorsplan
Öppen kontorsplan introducerades med argumentet att det ökar spontant samarbete och kreativitet. Det visade sig vara delvis fel.
Studier på ämnet, bland annat från Harvard Business School, visar att ansikte-mot-ansikte-interaktion faktiskt minskar i öppna kontorslandskap jämfört med cellkontorsmiljöer. Skälet är att den upplevda exponeringen gör att folk undviker spontana samtal för att inte störa sina kollegor.
Vad som ökar i öppen kontorsplan är däremot digitala interaktioner och sjukfrånvaro. Upplevelsen av oljud och störning korrelerar starkt med lägre produktivitet för arbeten som kräver koncentration.
Det innebär inte att öppen kontorsplan alltid är fel. Det innebär att det behöver designas rätt, och att "öppen" inte är ett substitut för en genomtänkt strategi.
Vad ditt team faktiskt behöver
Innan du bestämmer dig för en kontorslayout, ställ frågan: Vad gör folk i det här kontoret mestadels?
Om svaret är djupt koncentrerat arbete, kodning, skrivande, analys, behöver du primärt en miljö som minimerar störningar. Öppen kontorsplan utan akustiska lösningar motverkar det syftet.
Om svaret är tätt samarbete, workshops, kundmöten och rörliga team, behöver du en mer öppen och flexibel miljö som möjliggör snabb omkonfiguration och spontan interaktion.
De flesta bolag behöver bådadera. Och det är det som är insikten: ingen av de traditionella modellerna, varken det klassiska cellkontoret eller det totalt öppna landskapet, möter det behovet.
Aktivitetsbaserat kontor: vad det faktiskt innebär
Det begrepp som kommit att ersätta diskussionen om öppen kontra stängt är aktivitetsbaserat kontor (ABW, activity-based working).
Det innebär att kontoret designas med tydliga zoner för olika typer av aktiviteter, snarare än att varje anställd har en fast, dedikerad plats. Fokuszoner med hög akustisk avskärmning för djupt koncentrationsarbete. Kollaborativa zoner med stolar, whiteboards och skärmar för teamarbete. Mötesrum i olika storlekar för bokade samtal. Sociala zoner för informella samtal och pauser.
Det fungerar bäst när det kombineras med en tydlig kultur för hur zonerna används och teknik som stödjer rörliga arbetsplatser.
Akustik: det som avgör om layouten fungerar
Oavsett vilken modell du väljer är akustik det enskilt viktigaste tekniska elementet att lösa.
I ett dåligt akustiskt kontor spelar det liten roll om det är öppet eller stängt. Oljudet sprider sig ändå.
Bra akustisk design innefattar absorbenter i tak och på väggar, akustisk isolering i mötesrum och fokuszoner, och planskikt av fasta element som möbler och rumsbildare som bryter upp ljudspridningen. Det är en investering som alltid är värd den.
Flexibilitet och framtida förändringar
Kontor förändras. Bolag växer, krymper, byter arbetssätt och byter team. En kontorslayout designad för dag ett kanske inte fungerar på dag 500.
Det är ett argument för att designa med flexibilitet inbyggd. Möbler som kan flyttas och omkonfigureras. Väggar som kan sättas upp eller tas ner. Elinfrastruktur som inte låser fast möbelplaceringar. Det är möjligt att designa ett estetiskt sammanhållet kontor som ändå är flexibelt nog att förändras.
Vad som passar ditt bolag
Det finns inget universellt svar. Det beror på hur ert team arbetar, på bolagets kultur, på lokalens förutsättningar och på var ni är i er tillväxtresa. Det vi kan göra är att hjälpa dig ställa rätt frågor och designa en lösning som utgår från svaren, inte från vad som råkar vara standard.
Planerar ni ett kontor, en coworkingmiljö eller en arbetsplatsförändring? Berätta om projektet via kontaktalternativen nedan. En senior partner återkommer vanligtvis inom två arbetsdagar.
Open plan office or cellular office: which really works for your company?
Subscribe
Open office layouts are standard in most growth companies. It was decided around the time the first IKEA furniture was ordered and has never been questioned since.
That's a problem, because open office layouts don't work equally well for all types of work or all types of teams. It's not a matter of opinion. It's a research finding.
What research says about open office plans
Open office layouts were introduced with the argument that they increase spontaneous collaboration and creativity. This turned out to be partly wrong.
Studies on the subject, including from Harvard Business School, show that face-to-face interaction actually decreases in open-plan offices compared to cubicle environments. The reason is that the perceived exposure causes people to avoid spontaneous conversations so as not to disturb their colleagues.
What increases in open-plan offices, however, are digital interactions and sick leave. The experience of noise and disturbance correlates strongly with lower productivity for tasks that require concentration.
That doesn't mean that open office layouts are always wrong. It just means that they need to be designed right, and that "open" is not a substitute for a well-thought-out strategy.
What your team actually needs
Before deciding on an office layout, ask the question: What do people in this office do most of the time?
If the answer is deeply concentrated work, coding, writing, analysis, you primarily need an environment that minimizes distractions. Open office layouts without acoustic solutions defeat that purpose.
If the answer is close collaboration, workshops, client meetings, and mobile teams, you need a more open and flexible environment that allows for rapid reconfiguration and spontaneous interaction.
Most companies need both. And that's the insight: none of the traditional models, neither the classic cellular office nor the totally open landscape, meet that need.
Activity-based office: what it actually means
The concept that has come to replace the discussion about open versus closed is activity-based working (ABW).
This means that the office is designed with clear zones for different types of activities, rather than each employee having a fixed, dedicated space. Focus zones with high acoustic shielding for deep concentration work. Collaborative zones with chairs, whiteboards and screens for teamwork. Meeting rooms of various sizes for scheduled calls. Social zones for informal conversations and breaks.
It works best when combined with a clear culture for how the zones are used and technology that supports mobile workplaces.
Acoustics: what determines whether the layout works
Regardless of which model you choose, acoustics are the single most important technical element to solve.
In an office with poor acoustics, it doesn't matter whether it's open or closed. The noise still spreads.
Good acoustic design includes absorbers in ceilings and walls, acoustic insulation in meeting rooms and focus zones, and flat layers of fixed elements such as furniture and room dividers that break up sound propagation. It is an investment that is always worth it.
Flexibility and future changes
Offices change. Companies grow, shrink, change working methods, and change teams. An office layout designed for day one may not work on day 500.
It's an argument for designing with flexibility built in. Furniture that can be moved and reconfigured. Walls that can be put up or taken down. Electrical infrastructure that doesn't lock furniture placements. It's possible to design an aesthetically cohesive office that's still flexible enough to change.
What suits your company
There is no universal answer. It depends on how your team works, the company culture, the space, and where you are in your growth journey. What we can do is help you ask the right questions and design a solution based on the answers, not what happens to be standard.
Planning an office, coworking environment or workplace transformation? Tell us about it using the contact options below. A senior partner usually replies within two business days.
